Regulamin konferencji

§1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników Konferencji oraz Organizatora, dalej zwany jest Regulaminem.

1.2. Organizatorem Konferencji jest firma Mimesis Ewa Kurlenda Kamila Recław spółka cywilna z siedzibą w Gdańsku (ul. Nad jarem 39a, 80-135 Gdańsk), zwana w dalszej części Regulaminu Organizatorem.

1.3. Konferencja, odbywa się w terminie, miejscu oraz formie wskazanej przez Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany właściwości Konferencji, wskazanych w zdaniu pierwszym, do dnia rozpoczęcia Konferencji.

1.4. Uczestnikami Konferencji mogą być lekarze specjaliści, lekarze Podstawowej Opieki Zdrowotnej, osoby uprawnione do wystawiania recept lub osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi oraz inne osoby związane zawodowo z tematyką Konferencji oraz przedstawiciele sponsorów, w dalszej części Regulaminu zwani są Uczestnikami.

1.5. W ramach Konferencji mogą odbywać się sesje naukowo-dydaktyczne, edukacyjne i warsztatowe oraz wystawa przedsiębiorstw branż farmaceutycznej i sprzętowej. Dokładny plan Konferencji dostępny jest na stronie internetowej.

1.6. Każdy Uczestnik, biorący udział w Konferencji otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji.

§2. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji

2.1. W celu wzięcia udziału w Konferencji uczestnik ma obowiązek dokonania rejestracji oraz terminowego uiszczenia opłaty w wysokości i na konto wskazane na stronie internetowej Konferencji.

2.2. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:

2.2.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji lub poprzez kontakt telefoniczny z Sekretariatem Konferencji lub zgłoszenie w Biurze Organizatora bądź osobiście w recepcji konferencyjnej w dniach trwania Konferencji oraz

2.2.2. Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanych przez Organizatora.

2.3. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem strony internetowej Konferencji upływa w dniu wskazanym przez Organizatora. Rejestracja po tym terminie będzie możliwa osobiście w recepcji konferencyjnej w czasie trwania Konferencji, w miarę dostępności miejsc.

2.4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.

2.5. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów prawnych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

§3. Opłaty

3.1. Informacja na temat wysokości opłat za uczestnictwo w Konferencji jest zamieszczona na stronie Serwisu Internetowego Konferencji.

3.2. Opłatę za udział w Konferencji należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora. Informacje o wymaganych opłatach znajdują się również na stronie internetowej Konferencji.

3.3. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

3.4. Organizator wystawi fakturę VAT na potwierdzenie dokonanych wpłat.

3.5. Osoby, które nie wyrażą chęci otrzymania faktury VAT otrzymają potwierdzenie dokonania płatności za pośrednictwem poczty e-mail. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 roku, w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących poprawne dokonanie opłaty konferencyjnej przez Uczestnika (zgodnie z wytycznymi Organizatora, przekazanymi w wiadomości mailowej) jest zwolnione z obowiązku ewidencjonowania przez Organizatora.

3.5. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Konferencji.

3.6. Koszt udziału w Konferencji, ewentualnego pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

§4. Rezygnacja z udziału w Konferencji

4.1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji w terminie 14 dni od daty rezerwacji uczestnictwa nie później jednak niż do dnia rozpoczęcia Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej – formularz rezygnacji z konferencji stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.

4.2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji Organizator niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty złożenia rezygnacji zwróci wszelkie uiszczone przez Uczestnika opłaty na wskazane przez niego konto bankowe.

§5. Reklamacje

5.1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora lub drogą mailową na adres e-mail: kontakt@mimesis.com.pl.

5.2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji.

5.3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

§6. Dane osobowe

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r., Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 (dalej ,,rozporządzenie”) informujemy, że:

6.1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych (dalej ,,Administrator”) jest Mimesis Ewa Kurlenda Kamila Recław spółka cywilna. (80–135 Gdańsk, ul. Nad jarem 39a).

6.2. Jako Administrator odpowiadamy za wykorzystanie Pani/Pana danych osobowych w sposób bezpieczny oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6.3. Pani/Pana dane osobowe:
a) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. będą przetwarzane będą w celu zawarcia i realizacji zawartej z Panią/Panem umowy,
b) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. będą przetwarzane w celu wypełnienia prawnego obowiązku związanego z wystawianiem i przechowywaniem dokumentów oraz faktur za świadczone bądź zlecane przez Administratora usługi, realizacji przysługujących Pani/Panu lub Administratorowi uprawnień posprzedażowych, w tym także dla obrony przed i w związku z dochodzeniem roszczeń oraz realizowania innych obowiązków prawnych przed urzędami państwa.
c) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. będą one przetwarzane w celu wykonywania marketingu bezpośredniego,
d) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia na podstawie odrębnie udzielonej przez Państwa zgody — w przypadku jej udzielenia — będą przetwarzane w celu przesyłania informacji handlowych.

6.4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez inne podmioty, świadczące dla Administratora usługi m.in. dotyczące rozliczeń finansowych, ochronę mienia i osób, biura rachunkowe, prawne, doradcze i konsultacyjne oraz archiwizacyjne, serwis sprzętu informatycznego oraz programów komputerowych w których dane są gromadzone, wszelkie inne usługi wspomagające podejmowane działania Administratora przy prowadzonej przez niego działalności w związku z realizacją zawartych przez Administratora z osobami trzecimi lub Panią/Panem umowy.

6.5. Posiada Pani/Pan prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, a jeżeli przetwarzanie danych osobowych przez Administratora odbywa się na podstawie zgody przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie poprzez wysłanie informacji pisemnej na adres Przedsiębiorstwa Administratora bądź e-mail: kontakt@mimesis.com.pl.

6.6. Niezależnie od postanowień pkt. 5 przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, których podstawą nie jest Państwa zgoda, umowa czy przepis prawa. Wobec prowadzonego przez Administratora marketingu bezpośredniego, w tym profilowania i danych przetwarzanych na innej podstawie prawnej niż wskazana w zdaniu pierwszym możecie Państwo złożyć sprzeciw na adres Przedsiębiorstwa Administratora bądź e-mail Inspektora Danych Osobowych podany w pkt. 3 W przypadku złożenia sprzeciwu po rozpatrzeniu Państwa wniosku nie będzie możliwe przetwarzanie przez Administratora danych osobowych objętych sprzeciwem, chyba, że wykażemy iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

6.7. Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres wyznaczony przez administratora tj. 10 lat przy czym w przypadku wniesienia sprzeciwu dla przetwarzania danych osobowych, aż do momentu wniesienia sprzeciwu, który został uwzględniony w trybie określony w pkt. 6.

6.8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych uniemożliwiających realizację umowy może skutkować odmową realizacji zamówienia/umowy.

§7. Postanowienia końcowe

7.1. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.

7.2. Poprzez akceptację niniejszego Regulaminu, Uczestnik wyraża zgodę na poddanie się nieinwazyjnej kontroli stanu zdrowia, poprzez m.in. ustalenie temperatury ciała Uczestnika przy pomocy termometru bezdotykowego. Kontrola, o której mowa w zdaniu pierwszym może odbyć się w przypadku zaistnienia ryzyka epidemiologicznego, a tym samym sytuacji zagrożenia stanu zdrowia innych Uczestników. Uczestnik zobowiązuje się także do samodzielnego zgłoszenia się do personelu Organizatora, obecnego podczas Konferencji, w przypadku zaobserwowania u siebie symptomów związanych z rozprzestrzeniającą się chorobą zakaźną.

7.3. W przypadku negatywnego wyniku kontroli, o której mowa w pkt 8.2., Organizator zastrzega sobie prawo do zaoferowania Uczestnikowi zastępczej formy udziału w Konferencji, poprzez przekazanie Uczestnikowi materiałów konferencyjnych, w tym zapisów cyfrowych wystąpień zaprezentowanych podczas sesji naukowo-dydaktycznej Konferencji.

7.4. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora, chyba że przepisy powszechnie obowiązującego prawa stanowią inaczej.

7.5. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).

7.6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

7.7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.

7.8. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.

7.9. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie Serwisu Internetowego Konferencji.

7.10. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie Serwisu Internetowego Konferencji. Przy czym w odniesieniu do usług będących w toku, zastosowanie ma wersja regulaminu obowiązująca w chwili składania rezerwacji przez Uczestnika.

7.11. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.